לילה טוב 👋
זהו חדר הבקרה של משרד אוטומציה מלא להנהלת חשבונות: לקוחות, תיקים, מסמכים, שכר, מע״מ, משימות, נוכחות, נהלים, מיילים ותהליכים אוטומטיים — הכול במסך אחד עשיר, מודרני ומרשים.
👥 צוות המשרד
עולם המשימות
פעילות אחרונה
📈 מבט מנהל — איפה הכסף
תמונה אחת: כמה כסף תקוע בגבייה, מי מהצוות עמוס, ומה קורה עם ההוצאות לספקים. מתעדכן מהנתונים החיים של המערכת.
🔴 גבייה — לקוחות בפיגור
👥 עומס לכל עובד/ת
📦 הכנסות מול הוצאות (ספקים)
ניהול לקוחות
| שם לקוח | טלפון | אימייל | סוג תיק | סטטוס | אחראי | הערות | תשלום חודשי | פעולות |
|---|
לוח שנה משימות — יותר יפה מקלנדר
הוספת אירוע / משימה ללוח
מה עומד לקרות בקרוב
משימה מההתחלה ועד הסוף — הכול בכרטיסים נגישים
1. יצירת משימה 💡
המשימה נפתחת ידנית, מתכנון עבודה או מאוטומציה.
- עובדת אחראית
- לקוח / ספק / רשות
- עדיפות וזמן יעד
- קוד חשבון
2. התראה לעובדת 💡
פופאפ צבעוני נשלח לעובדת והמשימה נכנסת ל״המשימות שלי״.
- ירוק רגיל
- צהוב דחוף
- אדום בהול
- מייל אופציונלי
3. ביצוע + SLA 💡
השעון מתחיל לרוץ והמערכת בודקת אם העובדת עומדת בזמן.
- שעון חי
- היסטוריית לקוח
- כלים מקצועיים
- חריגה אדומה
4. משוב וסגירה 💡
העובדת סוגרת תיק רק אחרי משוב מקצועי.
- מה בוצע
- בעיות שהתגלו
- אישור לקוח
- דירוג כוכבים
5. התראות אוטומטיות 💡
בסגירת תיק המערכת מודיעה לאלון, איציק ומנהלת המחלקה.
- שם משימה
- מי סגרה
- משוב מלא
- זמן ביצוע
6. תצוגת אלון 💡
אלון רואה הכול בדשבורד ובמסך טלוויזיה חי.
- KPI יומי
- חריגות SLA
- מי מחוברת
- דירוגי איכות
תכנון עבודה — יצירת משימה עם SLA
פתיחת משימה מתוכננת
מה כל משימה כוללת
מסך העובדת — ביצוע, כלים וסגירה
משימות פעילות
ציוד מקצועי לעובדת
⏱️ שעון SLA
כמה זמן נשאר עד חריגה.
✉️ מכתבים לרשויות
מאגר מכתבים מוכנים לשליחה.
🤖 טהורי GPT
שאלות מקצועיות לעובדת.
📊 סורק חשבוניות
OCR + אינדקס חשבונאי.
📞 טיימר שיחה
מדידת שיחות ללקוח.
💬 צ׳אט פנימי
שאלה לעמיתה או מנהלת.
🎤 תמלול קולי
הקלטת הערות ותמלול.
📋 תיק לקוח
היסטוריה מלאה והערות.
מי עובדת עכשיו ומה פתוח
התראות אחרונות
👥 עומס לכל עובד/ת
⏰ משימות באיחור
🔴 גבייה — לקוחות בפיגור
ניהול משימות לפי עובדים ומחלקות
ESC — חזור / סגור חלוןעובדים לפי מחלקות
בחר עובד
משימות העובד
| סטטוס | משימה | לקוח | דחיפות | יעד | הוראות |
|---|
🎯 משימות — יצירה וצפייה בלוח החי
לוח משימות חי
כל המחלקות האפשריות למשרד הנהלת חשבונות מקצועי
מבנה מומלץ ל־35 עובדים
מפת מחלקות
הנהלה ומטה
שליטה כללית, קבלת החלטות, אישורי חריגים, ניהול עומסים, יעדים ודוחות הנהלה.
קליטת לקוחות ושירות
פתיחת לקוח, איסוף פרטים, קבלת מסמכים ראשוניים, שיוך אחראי ושירות שוטף.
הנהלת חשבונות שוטפת
קליטת חשבוניות, קבלות, בנקים, כרטיסי אשראי, התאמות וסגירת חודש.
מע״מ ודיווחים תקופתיים
ניהול דיווחי מע״מ, הכנת חומר, בדיקת חסרים, אישור לפני הגשה וסגירת דיווח.
שכר ונוכחות
ניהול נוכחות, חופשות, מחלות, תלושים, עובדים, 102 ודיווחי שכר.
דוחות שנתיים והצהרות הון
איסוף חומר שנתי, בדיקות, נספחים, דוחות אישיים, הצהרות הון והגשות.
התאמות בנק וכרטיסי אשראי
בדיקת התאמות, תנועות חריגות, תנועות ללא מסמך, בנקים וכרטיסי אשראי.
ספקים ולקוחות חייבים
ניהול חשבוניות ספקים, כרטיסי ספק, גבייה, לקוחות חייבים וחובות פתוחים.
מסמכים וארכיון דיגיטלי
קליטת קבצים, סיווג, תיק לקוח, מסמכים חסרים, גרסאות ואישורי מסירה.
רשויות ומכתבים
טיפול בדרישות ממס הכנסה, מע״מ, ביטוח לאומי, ניכויים, אישורים ומכתבים.
תקשורת לקוחות
מיילים, וואטסאפ, שיחות, סיכומי שיחה, תיעוד הבטחות ותזכורות לקוח.
בקרת איכות וסגירת תיקים
בדיקת איכות לפני הגשה, בקרת טעויות, אישור מנהל וסגירת טיפול.
ייעוץ מס ותכנון
ייעוץ מקצועי, בדיקות מס, תכנון מס, מענה מורכב ללקוח והכוונה לרשויות.
החזרי מס ושכירים
בדיקת זכאות, איסוף טפסים, 106, אישורים, הגשת בקשות ומעקב החזר.
חריגים וסיכונים
זיהוי טעויות, לקוחות בסיכון, איחורים, עומסים, משימות פתוחות ודרישות דחופות.
נהלים והדרכת עובדים
נהלי עבודה, הדרכות, סימולציות, הסברים בשדות, סיור מודרך ובדיקת הבנה.
טבלת מחלקות מלאה
| מחלקה | מה המחלקה עושה | אחראי מומלץ | משימות חוזרות | אוטומציות מומלצות |
|---|---|---|---|---|
| 🏢 הנהלה ומטה | שליטה כללית, קבלת החלטות, אישורי חריגים, ניהול עומסים, יעדים ודוחות הנהלה. | מנכ״ל / סמנכ״ל | אישור חריגים, בקרה יומית, סיכום שבועי | התראות מנהל, דוחות בוקר, סיכום שבועי |
| 👥 קליטת לקוחות ושירות | פתיחת לקוח, איסוף פרטים, קבלת מסמכים ראשוניים, שיוך אחראי ושירות שוטף. | שירות לקוחות | לקוח חדש, מסמכים ראשונים, עדכון סטטוס | מייל ברוך הבא, רשימת מסמכים, תזכורות |
| 📑 הנהלת חשבונות שוטפת | קליטת חשבוניות, קבלות, בנקים, כרטיסי אשראי, התאמות וסגירת חודש. | מנהלת חשבונות | קליטת חומר, התאמות, בדיקת חסרים | זיהוי חוסרים, פתיחת משימות, דוח לקוח |
| 🏛️ מע״מ ודיווחים תקופתיים | ניהול דיווחי מע״מ, הכנת חומר, בדיקת חסרים, אישור לפני הגשה וסגירת דיווח. | מחלקת מע״מ | בדיקת מע״מ, רשימת חוסרים, אישור מנהל | תזכורת לפני 15, משימות דיווח, התראות |
| 💳 שכר ונוכחות | ניהול נוכחות, חופשות, מחלות, תלושים, עובדים, 102 ודיווחי שכר. | מחלקת שכר | בדיקת נוכחות, תלושים, חופשות | בדיקת נוכחות, התראת חוסרים, משימות שכר |
| 📊 דוחות שנתיים והצהרות הון | איסוף חומר שנתי, בדיקות, נספחים, דוחות אישיים, הצהרות הון והגשות. | אחראי דוחות | איסוף חומר, בדיקת נספחים, הגשה | רשימת חומר שנתי, תזכורות, סטטוס הגשה |
| 🏦 התאמות בנק וכרטיסי אשראי | בדיקת התאמות, תנועות חריגות, תנועות ללא מסמך, בנקים וכרטיסי אשראי. | מנהלת התאמות | התאמת בנק, חריגים, מסמכים חסרים | זיהוי תנועה חריגה, משימת בירור |
| 🧾 ספקים ולקוחות חייבים | ניהול חשבוניות ספקים, כרטיסי ספק, גבייה, לקוחות חייבים וחובות פתוחים. | גבייה / ספקים | בדיקת חוב, ספק חדש, חשבונית חסרה | התראת חוב, תזכורת גבייה, בדיקת ספק |
| 🗂️ מסמכים וארכיון דיגיטלי | קליטת קבצים, סיווג, תיק לקוח, מסמכים חסרים, גרסאות ואישורי מסירה. | אחראי מסמכים | העלאת מסמך, סיווג, בדיקת חסרים | סיווג אוטומטי, רשימת חסרים, תזכורת |
| 🏛️ רשויות ומכתבים | טיפול בדרישות ממס הכנסה, מע״מ, ביטוח לאומי, ניכויים, אישורים ומכתבים. | אחראי רשויות | דרישת רשות, מכתב תשובה, אישור | פתיחת משימה דחופה, צ׳ק ליסט, התראה |
| 📞 תקשורת לקוחות | מיילים, וואטסאפ, שיחות, סיכומי שיחה, תיעוד הבטחות ותזכורות לקוח. | שירות / תפעול | שיחה, מייל, תזכורת, סיכום | תיעוד אוטומטי, תזכורת המשך, משימה |
| ✅ בקרת איכות וסגירת תיקים | בדיקת איכות לפני הגשה, בקרת טעויות, אישור מנהל וסגירת טיפול. | בקר איכות | בדיקת תיק, אישור הגשה, סגירה | צ׳ק ליסט, התראת חריגה, אישור מנהל |
| ⚖️ ייעוץ מס ותכנון | ייעוץ מקצועי, בדיקות מס, תכנון מס, מענה מורכב ללקוח והכוונה לרשויות. | יועץ מס | בדיקה מקצועית, חוות דעת, תכנון | פתיחת תיק ייעוץ, משימת המשך |
| 🧮 החזרי מס ושכירים | בדיקת זכאות, איסוף טפסים, 106, אישורים, הגשת בקשות ומעקב החזר. | מחלקת החזרי מס | בדיקת זכאות, טפסים, הגשה | רשימת טפסים, תזכורת, סטטוס החזר |
| 🚨 חריגים וסיכונים | זיהוי טעויות, לקוחות בסיכון, איחורים, עומסים, משימות פתוחות ודרישות דחופות. | הנהלה / AI | חריגה, איחור, עומס, סיכון | התראת הנהלה, הסלמה, דוח חריגים |
| 📚 נהלים והדרכת עובדים | נהלי עבודה, הדרכות, סימולציות, הסברים בשדות, סיור מודרך ובדיקת הבנה. | אחראי הדרכה | נוהל חדש, הדרכה, עדכון תהליך | הדרכה אוטומטית, סימון קראתי, משימת לימוד |
הוספת עובד / ראש מחלקה
📅 העסקה
💰 שכר והסכם
📄 מסמכים וקורות חיים
עובדי המשרד האמיתיים — לפי הסדר מהקובץ
| # | שם | תפקיד | מחלקה | מנהל מחלקה | סיסמה | הערות | טלפון | אימייל | פעולות |
|---|